9 Tips Manajemen Waktu untuk Entrepreneur dan Professional

Tips Manajemen Waktu – Dalam membangun bisnis, time management bagi entrepreneur dan professional merupakan salah satu hal yang terpenting. Banyak orang yang menjalankan pekerjaannya namun lupa dan menyepelekan tentang manajemen waktu.

Mereka mungkin beranggapan bahwa manajemen waktu itu tidak penting. “Manajemen waktu? Buat apa?”

Sadar atau tidak, kita juga seringkali meremehkan hal yang satu ini. Meski sudah banyak tools untuk mengatur berbagai rutinitas kita, namun tetap saja tidak akan berpengaruh apabila diri kita asal-asalan dalam menjalankannya.

Mempunyai sistem yang mampu merealisasikan target-target kita secara real tentu lebih penting daripada berbagai tools management yang beredar di luar sana.

Pada sebuah riset, pada tahun 2015 yang lalu produktivitas di Negara Amerika Serikat menurun sebesar 2.2% dibandingkan tahun sebelumnya.

Nah, pada kesempatan kali ini kita akan membahas time management dengan lebih dalam. Anda akan diajak untuk memahami sebuah ‘sistem’ agar waktu yang Anda gunakan bisa menjadi lebih produktif dan fokus, apalagi untuk menjalankan sebuah bisnis.

Mari kita bahas step by step…

Produktivitas… Apa Itu?

Secara sederhana, produktivitas adalah sebuah hasil dari kegiatan dalam periode waktu tertentu dan biasanya digunakan sebagai tolak ukur.

Dalam kamus saya, produktivitas juga berarti mamaksimalkan waktu dengan sebaik-baiknya untuk melakukan aktivitas yang positif baik itu untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Lalu, Bagaimana Cara Kita Memastikan Produktivitas?

Sebenarnya memastikan produktivitas itu cukup sederhana. Ini rumusnya:

Output units / Human Hours = Productivity

Cobalah jujur pada diri Anda sendiri, apakah selama ini menjadi sudah menjadi manusia yang produktif atau belum.

Manajemen waktu waktu bukanlah perkara semangat di awal saja, namun perlu dilakukan secara kontinyu setiap harinya. Pengaturan waktu yang baik setiap harinya tentu bisa membuat hari-hari kita lebih bermakna.

Meski hal ini tidak ingin Anda awasi setiap saat, namun tentu jauh lebih baik bila Anda mempunyai pemahaman mengenai produktivitas. Apalagi jika Anda berkeinginan untuk memanajemeni 24 jam waktu Anda sebagai seorang pengusaha.

Tips Manajemen Waktu untuk Entrepreneur

Berikut ini adalah beberapa tips time management untuk entrepreneur, Anda bisa memulainya dengan perlahan-lahan…

1. Perjalanan Waktu

Cara ini bukan untuk mengembalikan waktu yang sudah berlalu, namun lebih menuju ke bagaimana Anda menghabiskan waktu untuk beberapa periode.

Seandainya Anda bukan bekerja bersama dengan laptop, coba jauhkan saja terlebih dahulu selama beberapa hari. Catatlah rutinitas keseharian Anda saat memulai dan menghentikan proyek. Selain itu, catat juga ketika Anda sedang break.

Cobalah untuk selalu memantau berbagai hal yang berbeda yang Anda lakukan, jangan lupa catat juga waktu rincinya

Lakukanlah aktivitas ini selama 2 minggu lalu hitung berapa banyak waktu yang digunakan untuk menjani hari-hari Anda. Setelah itu, kategorikan aktivitas-aktivitas tersebut.

Sampai sini, seharusnya Anda bisa melihat bagian mana yang paling menghabiskan waktu. Dengan menganalisa hal ini, Anda bisa sangat terbantu dalam menentukan prioritas terhadap pekerjaan yang hendak diselesaikan pertama kali.

Berapa banyak dari waktu Anda yang habis untuk melakukan beberapa hal berikut ini?

a. Meeting

Apakah meeting yang Anda hadiri sudah efektif? Coba perhatikanlah dengan seksama.

Bisa jadi kegiatan ini bisa membuat waktu Anda terbuang banyak sekali. Lihatlah, apakah meeting ini tertata dengan baik? Apakah ada rekan kerja yang berbicara sendiri? Apakah topik yang dibahas garing dan tidak bermutu?

Anda bisa menyarankan untuk menyusun jadwal dan membuat agenda meeting secara padat/ketat.

Coba luangkan waktu selama beberapa menit, lalu review pada setiap meeting dilaksanakan. Ini bisa membantu rekan kerja Anda untuk bisa melihat berapa lama waktu yang dihabiskan dan apa saja yang dibahas.

Menciptakan kerja sama tim yang solid pada semua anggota tentu akan memungkinkan Anda untuk mencapai hasil maksimal dari sebuah meeting. Tentunya sesuai dengan manajemen waktu, apalagi hanya sedekar untuk basa-basi tidak penting.

b. Email

Seandainya Anda meluangkan waktu lebih dari 1 jam untuk membuka atau membalas email, maka mulailah untuk mengatur timer pada smartphone Anda ketika pertama kali duduk.

Utamakanlah mana yang perlu dilihat, dibalas dan dikirim, lalu ubahlah kondisi email Anda menjadi off. Hal ini bisa membuat Anda lebih fokus terhadap pekerjaan selanjutnya.

c. Inbox

Membuka inbox tanpa kita sadari sudah menghabiskan waktu kita secara tidak langsung.

Bila Anda menghabiskan waktu selama 30 menit untuk mencari data di inbox, maka cobalah untuk memberi label pada setiap alamat perusahaan/departemen.

Hal ini bisa memudahkan rekan kerja Anda untuk menempatkan file di dalam inbox.

Agar lebih efisien, mintalah kepada mereka untuk memberi tanda ‘MENDESAK’ apabila ada sesuatu yang harus dirampungkan saat itu juga.

Dengan begitu, Anda bisa terbantu untuk manajemen waktu dan mengumpulkan berbagai data penting. Jika Anda memakai Google Apps atau Gmail, maka Anda bisa memanfaatkan fitur filter.

Ini bisa menjaring dan mengelompokkan beberapa file ke dalam kategori tertentu. Fitur serupa juga bisa Anda rasakan apabila Anda pengguna Microsoft Outlook.

d. Breaktime

Pernahkah Anda menyadari bahwa waktu makan siang Anda menjadi tergeser? Mungkin ini berasal dari berbagai godaan untuk chatting dengan rekan kerja dan terjebak dalam pembicaraan yang tidak penting.

Akan tetapi, Anda tetap mempertimbangkan tingkat stress pada diri Anda. Waktu istirahat yang cukup tentunya bisa membuat tubuh dan pikiran menjadi fresh dalam melakukan berbagai aktivitas.

Bila Anda tidak memanfaatkan waktu istirahat, maka pikiran Anda semakin pusing. Untuk itu, aturlah timer pada smartphone Anda dan peganglah sewaktu beristirahat.

2. Beri Jeda Waktu

Seorang penulis di Fridgemagazine.com, Carrie Aulenbacher, berbagi pengalamannya dalam menyelesaikan proyek menulisnya dan menjaganya untuk tetap stabil.

Rahasianya, ia melakukan 1 hal yaitu membuat jeda waktu. Ia mengatakan bahwa mencoba melakukan terlalu banyak hal pada sebuah proyek dalam sehari dapat menyumbat kreativitas dan menahannya untuk kembali menyelesaikan pekerjaan lain.

Dengan beristirahat sejenak, ia dapat mengisi ulang pikiran dan tenaganya untuk menyelesaikan proyek yang lebih besar (jangka panjang).

Dalam hal ini, sebuah system bisa membuat diri kita lebih produktif. Bahkan mungkin, system seperti ini bisa mengalahkan peran tools manajemen waktu.

Jika Anda membuat rencana untuk beberapa periode, ini tentu akan lebih mudah. Anda bisa membaginya menjadi beberapa periode. Misalnya kita bagi menjadi 5 periode berikut :

¼ bulan
½ bulan
1 bulan
6 bulan
12 bulan

Anda bisa menyesuaikan target-target berdasarkan kemampuan Anda, setidaknya berusahalah hingga waktu yang telah ditentukan.

Anda juga bisa mengubahnya menjadi 3 periode, misalnya menjadi ¼ bulan, 1 bulan dan 6 bulan saja. Untuk pemula, mungkin cara ini yang lebih mudah untuk dilakukan.

3. Membuat Daftar

Seperti yang sudah sedikit disinggung sebelumnya, membuat daftar perencanaan bisa memudahkan kita untuk menyelesaikan proyek.

Menulis seluruh tugas secara langsung terbukti bisa membuat otak Anda semakin lancer dan membuat Anda lebih mudah untuk mengingat.

Jika Anda melakukan hal ini, Anda secara langsung membentuk alam bawah sadar untuk menuliskan seluruh tugas. Ini tentu bermanfaat sekali dan sesuai dengan manajemen waktu, terlebih jika Anda punya target-target besar yang ingin dicapai.

a. Buat Daftar Harian

Setelah itu, buat rencana secara keseluruhan pada satu hari tersebut. Buatlah to do list, apa yang ingin Anda kerjakan. Hal ini tentu bisa membuat Anda lebih produktif untuk menjalankan aktivitas harian. Selain itu, Anda juga bisa fokus terhadap apa yang ingin Anda selesaikan.

b. Buat Daftar Bulanan

Berbeda dengan daftar harian, daftar bulanan meruapakan rencana yang lebih besar. Anda harus membuat planning dari setiap minggunya agar tersusun dengan rapi.

Dengan cara ini, Anda bisa memecah proyek jangka panjang menjadi bagian yang lebih kecil. Namun, tentunya Anda masih bisa menempatkan bagian tersebut ke dalam daftar bulanan. Jadi, Anda akan mempunyai reminder saat mengerjakannya setiap hari.

c. Buat Daftar Tahunan

Untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan alur, maka Anda harus membuat kerangka yang lebih besar lagi. Anda harus mengingat bagian kecil dari puzzle yang ingin diselesaikan.

Anda dapat memulai goals tahunan dengan membuat resolusi tahun baru. Gunanya? Untuk memotivasi diri Anda pada hari-hari yang sulit.

4. Sinkronasikan Diri Anda dengan Kekuatan Will Power

Tips manajemen waktu berikutnya adalah melakukan sinkronisasi dengan will power pada diri Anda. Will power adalah saat dimana seseorang mengalami kondisi paling prima dan antusias pada waktu tertentu dalam satu hari.

Anda bisa mengkategorikan diri Anda ke dalam opsi lebih suka pagi hari, siang hari, sore hari atau malam hari. Jika Anda lebih bersemangat di pagi hari, maka prioritaskan pekerjaan yang lebih berat di pagi hari. Begitu pun jika Anda lebih bersemangat di waktu yang lain.

Jika diibaratkan, ada sebuah tombol yang apabila ditekan, maka segala tugas yang berat akan terlihat lebih mudah. Hal ini dikarenakan kita lebih bersemangat dan antusias dalam periode waktu tersebut.

Setelah Anda menemukan kekuatan will power Anda, segeralah eksekusi untuk menyelesaikan tugas yang sulit-sulit. Setelah itu, singkirkan mereka apabila sudah Anda selesaikan.

Jangan bebani diri Anda ketika tidak dalam kondisi prima dan hargai kekuatan antusiasme Anda pada hari itu.

5. Break Sejenak

Apakah Anda sering makan di meja kerja Anda untuk menghemat waktu? Jika ya, maka kurangilah kebiasaan itu.

Aturlah waktu sesuai manajemen waktu Anda untuk makan siang bersama rekan kerja Anda. Pergilah bersama mereka dan jauhi meja kerja Anda. Anda tidak bisa memberikan usaha maksimal Anda setelah 3-6 jam melihat layar dan duduk, tanpa bergerak.

Istirahat sejenak bisa membuat badan lebih fresh saat kembali bekerja dan siap untuk menjalani aktivitas pada sore hari. Selain itu, hal ini juga bisa mendatangkan inspirasi saat Anda sedang stress dan stuck dengan permasalahan dalam pekerjaan.

Jika belum ada jeda, buatlah jadwal di mana Anda bisa melakukan hal-hal sederhana untuk rehat. Misalnya olahraga kecil, permainan jari atau setidaknya menghirup nafas panjang-panjang.

Bahkan jika tersedia hanya 5 menit, gunakanlah dengan sebaik mungkin. Setidaknya bisa membuat aliran darah tetap lancar karena tubuh Anda bergerak.

Jangan hanya duduk, menatap layar dan mengetik saja. Sesaat, berilah waktu istirahat untuk diri Anda.

6. Gunakan Teknik Pomodoro

Teknik pomodoro bisa mempermudah Anda untuk menyelesaikan berbagai tugas dengan lebih baik. Dengan teknik ini, Anda bisa lebih fokus dalam menggarap berbagai tugas dan pekerjaan.

Selain itu, teknik produktivitas ini bisa meminimalisir diri Anda dari rasa panik dan stress akibat deadline proyek yang terlalu banyak.

7. Stop Reaching

Coba perhatikan kondisi meja kerja Anda saat ini. Apakah semua yang ada di meja sudah rapi? Atau malah sebaliknya? Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencari sesuatu setiap hari?

Jika meja kerja Anda berantakan, Anda tentu tidak akan bisa produktif secara maksimal. Aturlah seperti ini:

Bila barang tersebut digunakan 10x/hari : Letakkan di atas meja Anda dengan jangkauan sekitar 30 cm.
Bila barang tersebut digunakan 5x/hari : Letakkan di atas meja Anda dengan jangkauan sekitar 45 cm atau di laci meja Anda.
Bila barang tersebut digunakan sekali/hari : Simpanlah di ujung meja atau di dalam laci kedua.
Bila barang tersebut jarang digunakan: Simpanlah di dalam laci paling bawah atau lemari yang berdekatan dengan meja kerja Anda.

Mungkin pekerjaan Anda membutuhkan pulpen setiap harinya. Akan tetapi, tidak semua pulpen kita pakai setiap hari.

Jika Anda memiliki kelebihan pulpen, Anda bisa menyimpannya ke kotak pensil dengan jarak 45 cm. Sedangkan pulpen yang sering digunakan, cukup ditaruh pada tempat yang dekat dan mudah dijangkau.

Anda juga bisa memanfaatkan rak untuk membuat ruang ekstra di bawah monitor Anda. Dengan begitu, Anda bisa menyimpan barang-barang yang digunakan secara terus-menerus.

8. Menjaga agar Meja Tetap Bersih

Seperti yang Anda ketahui, meja yang berantakan bisa memperlambat kinerja Anda. Rapikanlah barang-barang sesuai tempatnya sehingga menjadi nyaman untuk digunakan.

Mungkin di awal-awal sudah rapi, namun seiring berjalannya waktu kembali berantakan! Memang hal ini bukan hal yang mudah untuk dipertahankan. Anda harus selalu rajin merapikan dan menata meja Anda.

Berikut ini ada 2 jenis items yang bisa Anda pertimbangkan untuk diletakkan pada meja kerja Anda atau tidak.

Clutter Items (benda yang dapat menyebabkan meja berantakan)

Pernak-pernik
Beberapa bingkai foto
Boneka yang terbuat dari bulu
Beberapa gadget dalam satu tempat
Beberapa peralatan dapur (cangkir, piring, sendok, dll)
Papan buletin akademi yang sudah lama

Handy Items (benda yang bisa dibawa kemana-mana)

Kamus
Pembersih tangan
Business card holder
Kalender motivasi
Wadah kecil untuk permen
Tatakan untuk satu cangkir

Selain meningkatkan aura professional, mengatur meja juga bisa membuat hari-hari Anda lebih fokus dan produktif.

9. Memberi Warna

Hal ini bukan hanya berlaku dalam memadukan warna pada pakaian atau memilih suatu benda favorit yang ingin dibeli, tetapi juga memadukan warna dengan cara Anda mengatur file.

Selain memadukan pakaian atau memilih benda favorit yang hendak dibeli, Anda juga bisa memadukan warna dengan mengatur file.

Gunakanlah warna atau icon yang berbeda untuk folder penting atau mendesak. Hal ini bisa membantu Anda dalam memprioritaskan folder apa dan untuk pekerjaan atau divisi yang mana.

Di Windows, Anda sebenarnya bisa membedakan folder dengan mengganti icon secara manual. Caranya, klik kanan pada folder > Pilih properties > Klik Tab customize > Klik change icon > Lalu pilih icon yang ingin digunakan > Klik apply dan Ok.

Namun, Anda juga bisa menggunakan aksesoris desktop untuk membuat tampilan warna-warni.

Post-it. Buka Post-it berwarna pink jika ada proyek yang urgent dan pilih warna hijau bila sudah masuk tahap penyempuraan atau finalisasi.
Paper Clip. Coba urutkan invoices yang sudah jatuh tempo dengan paper clip yang warnanya beda. Hal ini bisa memudahkan Anda secara kasap mata dari invoices pelanggan yang baru dengan pelanggan yang lama.
Highlighter. Anda bisa memberikan warna pada masing-masing divisi atau proyek untuk memudahkan Anda dalam menjaga laporan ketika memeriksa berbagai invoices.

Penutup….

Akhirnya, kita sudah sampai pada penghujung artikel. Anda mungkin bisa memetik banyak hal pada artikel ini, terlebih jika Anda mencoba untuk mempraktikkannya.

Jangan takut dengan waktu dan pekerjaan yang menumpuk, karena Anda masih bisa mengelolanya dengan cara-cara di atas.

Anda bisa mengorganisir pekerjaan mana yang harus diprioritaskan terlebih dahulu. Dengan begitu, Anda tidak perlu kebingungan lagi untuk mengelola 24 jam waktu Anda agar lebih maksimal.

Tidak ada waktu yang terbuang percuma, hari-hari Anda tentu bisa lebih produktif dari sebelumnya.

Jika memang masih terlalu berat, maka lakukanlah hal-hal yang kecil terlebih dahulu. Nikmati prosesnya hingga diri Anda benar-benar terbiasa dengan sistem manajemen yang satu ini.

Good luck!