10 Etika Kirim Pesan Teks di Dunia Kerja

Ada etika kirim pesan teks resmi yang perlu diikuti saat kita berkirim pesan teks untuk urusan kerja, baik lewat email atau lewat SMS.

Kemajuan teknologi semakin memudahkan kita untuk berkomunikasi dengan siapa pun, di mana pun, dan kapan pun. Tidak ada aturan khusus yang membatasi kita untuk chatting.

Kita bisa bebas mengetik apa pun, menggunakan singkatan, bahkan menyematkan emoticon yang lucu saat chatting dengan teman dan keluarga.

Tapi di dunia kerja tidak bisa seperti itu. Pesan teks yang dikirim ke rekan kerja, manager, klien, atau atasan di tempat kerja merupakan pesan resmi dan harus ditulis dengan baik sesuai etika kerja.

Apa yang kita tulis di pesan teks bisa menunjukkan kepribadian kita, dan bisa mempengaruhi penilaian orang terhadap diri kita.

Mengirim pesan asal-asalan bisa membuat kita dianggap tidak profesional, bahkan bisa jadi merusak reputasi perusahaan tempat kita bekerja. Tentunya kita tidak ingin hal itu terjadi.

Etika kirim pesan di Dunia Kerja

Dirangkum dari buku “The Essentials Of Business Etiquette” karya Barbara Pachter, seorang pelatih karir yang terkenal, ada 10 etika berkirim pesan teks resmi via email dan sms yang perlu diikuti:

Baca : Syarat Dan Kelengkapan Melamar Kerja Dengan Email 

1. Gunakan identitas resmi saat mengirim pesan

Gunakan nama resmi, nomor telepon/handphone, dan alamat email resmi yang khusus digunakan untuk urusan kerja saat kirim pesan. Ini penting supaya kita lebih mudah dikenali, sehingga pesan kita tidak diabaikan.

Orang yang sibuk dengan pekerjaan mereka, sering kali mengabaikan pesan tidak jelas dari pengirim yang tidak jelas. Karena itu penting bagi kita untuk menyebutkan nama kita, nama perusahaan tempat kita kerja, beserta nomor telepon dan alamat email yang jelas saat kirim pesan teks resmi.

Kalau kita bekerja secara independen, misal freelancer yang bekerja dari rumah, maka sebaiknya gunakan alamat email resmi yang sesuai dengan nama resmi kita. Menggunakan alamat email lucu unyu-unyu akan membuat kita dianggap main-main dan tidak profesional.

2. Tulis judul yang jelas, singkat, dan langsung ke intinya

Bagian paling pertama yang akan dibaca orang dari pesan teks lewat email adalah judul (subjek), atau sekitar 8 kata pertama kalau kirim pesan lewat SMS. Email dengan judul yang tidak jelas biasanya akan diabaikan.

Karena itu, buat judul atau kalimat awal yang jelas dan langsung pada intinya. Misal, “jawaban proposal yang dikirim”, “perubahan jadwal pertemuan”, atau judul lain yang benar-benar sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan.

3. Hati-hati dengan nada pesan yang disampaikan

Nada pesan? Maksudnya?

Kita bisa melihat dan mendengar langsung saat orang bicara dengan nada kasar, baik, keras, atau sopan. Lewat pesan teks juga seperti itu, walaupun tidak jelas seperti saat mendengar langsung.

Saat menulis pesan singkat, mungkin pesan kita terbaca kasar walaupun kita tidak bermaksud seperti itu. Karena itu, hati-hati saat menulis pesan teks, hindari menulis kata-kata negatif. Gunakan kata-kata sopan seperti “tolong” dan “terima kasih” di awal dan di akhir pesan.

Jangan mengirim pesan dengan nada humor. Walaupun humor bisa mencairkan suasana dan membuat orang cepat akrab, tapi humor yang ditulis bisa disalahartikan.

Lagi pula, hal yang menurut kita lucu mungkin dianggap menyinggung oleh orang lain. Jadi, sebaiknya hindari humor dalam kirim pesan teks.

4. Jangan gunakan singkatan tidak resmi

Menyingkat kata atau kalimat memang bisa mempermudah kita saat kirim pesan teks. Tapi singkatan tidak resmi yang sering kita pakai saat chatting dengan teman (seperti LOL, cmiiw, yg, dll) bisa dianggap tidak sopan oleh orang di dunia kerja. Dan bisa membuat pembaca bingung kalau mereka tidak tahu arti singkatan itu.

Lebih aman menulis kata-kata atau kalimat penuh tanpa singkatan. Walaupun lebih panjang, tapi tidak akan membuat orang lain salah paham.

Kecuali jika pesan teks disampaikan pada rekan kerja yang dikenal akrab, atau orang yang kita tahu tidak akan salah paham pada pesan kita. Intinya, lihat dulu siapa yang akan membaca pesan kita.

5. Hati-hati menggunakan tanda baca, apalagi tanda seru

Tanda baca harusnya digunakan untuk memperjelas kalimat yang ditulis, bukan malah membuat orang bingung. Tempatkan titik, koma, tanda tanya pada tempatnya. Khusus untuk tanda seru, sebaiknya jangan gunakan tanda seru pada pesan teks resmi.

Tanda seru biasanya digunakan untuk mempertegas kalimat dan menunjukkan emosi penulis. Pesan teks dengan banyak tanda seru bisa dianggap bahwa penulis sedang marah, atau memberi perintah secara emosional. Dan ini bisa memperburuk hubungan kerja antara penulis dengan pembaca pesan.

6. Jangan kirim kabar buruk lewat pesan teks

Kabar buruk apa pun jangan disampaikan lewat pesan teks. Kabar pembatalan perjanjian kerja, kabar penolakan tender, atau kabar negatif apa pun harusnya disampaikan secara baik lewat pertemuan tatap muka langsung.

Pesan teks tidak bisa akurat menunjukkan nada bicara dari si pengirim pesan. Sehingga lebih aman untuk menyampaikan kabar buruk apa pun secara langsung.

Kabar pengunduran diri juga harus disampaikan langsung. Walaupun (mungkin) kita berhenti kerja karena dendam ke atasan, sebaiknya tetap sampaikan pengunduran diri kita secara langsung.

Hubungan baik secara profesional tetap harus dijaga. Siapa tahu nanti kita butuh surat referensi/rekomendasi dari tempat kerja lama saat mencari pekerjaan baru di tempat lain.

7. Jangan merubah jadwal atau tempat pertemuan lewat pesan teks

Perubahan jadwal dan tempat kerja memang bukan kabar buruk seperti pengunduran diri atau pembatalan perjanjian. Tapi tidak sopan menyampaikan perubahan jadwal lewat pesan SMS.

Kalau waktu pertemuannya masih lama, maka menyampaikan perubahaan lewat email masih bisa dianggap baik. Tapi kalau perubahan jadwalnya mendadak, lebih baik disampaikan langsung setidaknya lewat telepon.

Pesan teks biasanya baru dibaca oleh penerima paling cepat beberapa jam setelah diterima, atau pagi hari sebelum mereka mulai bekerja. Jadi kalau ada perubahan jadwal mendadak, mungkin mereka akan terlambat tahu.

8. Kenali orang yang akan menerima pesan

Cara orang bicara dan menulis dipengaruhi oleh budaya, bahasa, kebiasaan, dan pengetahuan mereka. Salah paham sering terjadi akibat perbedaan-perbedaan ini.

Orang Timur yang menghargai budaya biasanya ingin akrab dengan rekan bisnis mereka dan terbiasa mengirim pesan teks dengan nada ramah.

Sementara orang Barat yang suka hidup bebas tidak terikat budaya, biasanya lebih to the point dan menganggap basa-basi hanya membuang waktu.

Orang Indonesia yang tinggal di negara yang sama, dan menggunakan bahasa yang sama juga masih bisa saling salah paham. Karena semua orang memiliki perbedaan karakter.

Ada orang yang suka to the point, ada pula yang lebih ramah dan suka basa-basi. Ada yang tidak mempermasalahkan singkatan dan tanda seru. Tapi ada juga yang mudah tersinggung hanya gara-gara membaca tanda seru.

Karena itu, kenali orang yang akan menerima pesan yang kita kirim. Supaya kita tahu pesan teks seperti apa yang harus kita kirim, supaya tidak membuat orang salah paham.

Contoh lain, pesan yang dikirim pada atasan atau klien sebaiknya menggunakan kalimat baku, jelas, langsung pada intinya, dan sopan.

Tapi tidak harus terlalu kaku kalau mengirim pesan pada rekan kerja. Kita bisa mengirim pesan pada rekan kerja dengan kata-kata yang lebih akrab, namun tetap tampak profesional.

9. Balas pesan yang diterima, walaupun itu adalah pesan ‘nyasar’

Kita sering malas kalau harus membalas satu per satu pesan teks yang diterima, baik lewat email ataupun sms. Alasannya bisa macam-macam, bisa karena sibuk kerja, pesan yang diterima tidak jelas, atau karena itu adalah pesan ‘nyasar’ alias tidak ditujukan pada kita.

Tapi apa pun alasannya, kita perlu membalas semua pesan resmi yang kita terima. Memberikan jawaban atas pertanyaan dari pengirim pesan, atau sekadar mengkonfirmasi bahwa kita telah menerima pesan yang mereka kita kirim.

Pesan ‘nyasar’ yang kita terima juga tetap perlu dibalas. Apalagi kalau pengirim pesan mengharapkan balasan. Beritahu pengirim pesan bahwa pesan mereka salah alamat. Supaya mereka bisa segera mengirim pesan ke orang yang mereka tuju.

Kita sendiri pasti pernah salah kirim pesan. Menulis kalimat yang salah, atau mengirim pada orang berbeda dari yang kita tuju tanpa kita sadari.

Dan saat itu terjadi, kita akan berharap ada orang yang akan memberitahu kita. Jadi balaslah semua pesan yang kita terima, walaupun itu adalah pesan ‘nyasar’.

Tapi hati-hati saat menekan ‘reply all’. Fitur ‘reply all’ pada email atau sms memang dibuat untuk menyingkat waktu dan memudahkan kita dalam membalas pesan. Tapi pesan yang diterima dari orang yang berbeda mungkin mengharapkan jawaban yang berbeda pula.

Karena itu, jangan asal tekan ‘reply all’ kecuali kalau semua orang di daftar kontak memang mengharapkan jawaban yang sama.

10. Hati-hati menggunakan fitur voice-to-text

Kalau kirim pesan SMS menggunakan fitur voice-to-text pada smartphone: pastikan teks hasil convert sesuai dengan yang kita ucapkan. Fitur voice-to-text biasanya akan meng-convert kata-kata apa pun yang terdengar dan terrekam.

Kalau kita sedang merekam suara, lalu di belakang terdengar suara orang lain sedang ngobrol atau suara nyanyian radio, maka bisa jadi suara-suara itulah yang ter-convert oleh fitur voice-to-text. Karena itu, periksa dulu hasil convert suara kita sebelum mengirimnya.

Kesimpulan:

Kita ingin terlihat profesional di dunia kerja supaya tidak diremehkan oleh orang lain. Untuk itu, kita harus tahu etika kerja dan etika komunikasi yang berlaku di dunia kerja.

Inti dari daftar etika kirim pesan teks yang perlu diperhatikan adalah: kenali orang yang akan membaca pesan kita, perhatikan bahasa dan tata baca, gunakan kalimat yang jelas dan sopan, hati-hati saat menggunakan fitur ‘reply all’ dan ‘voice-to-text’ supaya tidak salah kirim.

Dan terakhir, balas semua pesan yang diterima. Karena perlakuan yang baik pada orang lain, akan mendatangkan hal baik pula untuk kita.